System cEOD® (Elektroniczny Obieg Dokumentów) jest to zaawansowana aplikacja działająca w środowisku Lotus Domino pozwalająca na pełną kontrolę przepływu dokumentów w firmie, organizacji.
Dzięki systemowi cEOD® możemy:
- wprowadzić dokumenty do systemu, np.: korespondencja (pisma, faksy) i przetworzyć wprowadzone pisma na postać elektroniczną
- zadekretować zgodnie ze zdefiniowanymi regułami nadać prawa dostępu dla poszczególnych pracowników organizacji zgodnie z definicją odpowiadającą strukturze organizacyjnej
- zdefiniować ścieżki obiegów dokumentacji sprawdzić status dokumentu i aktualny postęp prac związany z dokumentami
- grupować dokumentację według zdefiniowanych parametrów np. wg projektów, spraw itp..
- generować dokumentację z systemu, np. jako odpowiedź na pismo, które wpłynęło do firmy
- publikować dokumenty, np. dla kontrahentów w postaci serwisu WWW
Dzięki zastosowaniu systemu cEOD® osiągamy:
- pełną kontrolę przepływu informacji w firmie
- bezpieczeństwo informacji
- przyśpieszenie przepływu informacji
- przyśpieszenie procesu wyszukania konkretnej informacji
- zwiększenie sprawności działania organizacji
- wymuszenie procedur postępowania
- zmniejszenie zużycia papieru
System cEOD® stanowi element środowiska pracy umożliwiającego tworzenie nowoczesnej e-Firmy lub nowoczesnego e-Urzędu.
cEOD® jest stworzony w celu wspomagania zarządzania organizacją.
System istnieje w fazie otwartej, to znaczy, że możliwe są modyfikacje procedur wewnątrz systemu.
Dzięki temu cEOD® stanowi rozwojową i elastyczną platformę do gromadzenia wiedzy.
Podczas wdrożenia system powstaje na podstawie obserwacji działań pracowników organizacji, analizie ich zapotrzebowania oraz optymalizacji procedur obiegu dokumentów. cEOD® jest aplikacją, która odwzorowuje czynności wykonywane przez każdego pracownika po to, aby usystematyzować jego pracę.
Podstawowym i najważniejszym elementem systemu cEOD® jest zachowanie hierarchiczności w każdym aspekcie jego działania. Możemy w ten sposób odzwierciedlać rzeczywistą strukturę organizacji czy też struktury kontrahentów. Prawa dostępu do poszczególnych dokumentów dla pracowników są odzwierciedleniem rzeczywistej struktury w organizacji - w ten sposób można sprawnie zarządzać przepływem informacji.
Dokumenty, które wpływają lub wypływają z firmy są pogrupowane na odpowiednie rodzaje, posiadają swoje sygnatury, numery identyfikacyjne. Rejestracja dokumentu i wprowadzenie go w obieg odbywa się w ściśle określonych krokach, w których określa się działy docelowe, osoby uprawnione do odczytu, modyfikacji informacji (dekretacja) – określenie tychże kroków odbywa się zgodnie z przyjętym w organizacji schematem.
Dokumenty zarówno zewnętrzne napływające do organizacji w postaci pism, faksów czy formularzy ze strony WWW jak również dokumenty wewnętrzne (np. podania o urlop, rezerwację zasobów, rozliczenia delegacji) podlegają określonym krokom obiegu informacji definiowanymi przez klienta. Istnieje możliwość dynamicznego zmienienia schematów obiegu.
W każdym momencie działy kierownicze mają wgląd w stan prac związanych z pismem zewnętrznym czy dokumentem wewnętrznym, istnieje możliwość generowania raportów w praktycznie dowolnej formie. Dane o stanie dokumentów mogą być publikowane w postaci interaktywnych serwisów WWWi dostępne praktycznie z dowolnego miejsca. Wprowadzanie danych do systemu może również odbywać się przy pomocy standardowej przeglądarki WWW.
System cEOD® umożliwia integrowanie danych pochodzących z różnych źródeł, np. systemów ERP, finansowo-księgowych. Pracownik korzystając z jednej platformy: cEOD® / IBM Domino Notes ma szybki dostęp do całej wiedzy gromadzonej przez swoją organizację.
W jednorodnej aplikacji o intuicyjnym interfejsie zintegrowane są dane pochodzące z systemów cEOD®, cRM, np. informacje o korespondencji, informacje o stopniu zaawansowania procedur, informacje o stanie relacji z konkretnym klientem, z danymi z systemu finansowo-księgowego czy z danymi o stanach magazynowych.
System zapewnia dostęp w czasie rzeczywistym do różnych systemów informatycznych opartych na relacyjnych bazach danych między innymi takimi jak: IBM DB2, Oracle, Sybase, MS SQL, MySQL i innych. Następuje standaryzacja i integracja informacji w jednym miejscu, informacji o stanie organizacji, informacji, która jest dostępna na żądanie.